Gisteren kreeg ik bij een middelgroot dienstenbedrijf volgende "superdringende" situatie voorgeschoteld, met vraag voor advies:
Wim is twee maand geleden verantwoordelijke geworden voor het departement Treasury. Er is hem gezegd dat het vooral op menselijk vlak een uitdaging zou worden. Al snel zit hij in waarom:
-twee oudere collega’s 51 en 56 (Jan en Piet) zijn gedemotiveerd, doen hun “uren”, maar ook niet meer dan dat. Ze kennen mekaar privé goed en hebben een grote anciënniteit binnen het bedrijf. Ze hebben niets tegen Wim zelf, maar ze zullen ook geen extra inspanningen doen als hij hen iets vraagt. Twee op zich zelf draaiende “meubels” zijn het, zoals ze zich trouwens zelf ook omschrijven!
-twee ervaren medewerkers, waarvan één bijzonder competent, loyaal en betrouwbaar is (Michel), en een tweede die sukkelt met haar gezondheid en regelmatig afwezig is (Suzy). Als ze er is, doet ze haar job goed, maar Wim kan er niet op rekenen dat ze er zal zijn: haar gezondheidsproblemen duiken op de meest onvoorspelbare momenten op en dan blijft ze soms weken weg.
-één junior medewerker (Els), die potentieel en interesse heeft om veel te leren, maar die ook veel opleiding en coaching nodig heeft. Ze klopt regelmatig bij Wim aan, die zich dan genoodzaakt ziet om haar door te verwijzen naar Michel. Zelf heeft hij amper tijd en zit hij voortdurend in meetings. Wim voelt zich daar niet goed bij, maar ziet geen andere oplossing. Tot ergernis van Michel die niet alleen de taken van Suzy erbij neemt als zij er niet is, maar dan ook nog eens Els moet coachen!
-er is budget voor een extra medewerker, maar bij gebrek aan tijd heeft Wim nog geen profiel/vacature kunnen opstellen. Bovendien weet hij ook niet goed of het junior profiel of een senior profiel moet zijn. Zijn HR-manager heeft hem al enkele keren hulp aangeboden. Michel is ook sterk vragende partij.
Hoe kunnen we die arme Wim, die tot nu toe veel meer geleden dan geleid heeft, ter hulp snellen ?
Ons advies:
Wim moet een open meeting organiseren, liefst een keer residentieel, waar alle betrokkenen op aanwezig zijn. Niet alleen om ieder zijn of haar hart eens te laten luchten, maar ook om terug een “minimum aan teamspirit” te creëren, want die lijkt zoek momenteel.
Voorafgaandelijk aan, en ter voorbereiding van deze meeting echter, zou Wim er goed aan doen met iedereen ook een individueel gesprek te hebben.
- Jan en Piet mogen geloofd worden om hun ervaring en kennis, maar moet ook duidelijk gemaakt worden dat hun gedrag zware gevolgen heeft voor de rest van het team. Mogelijk reageren ze hierop onverschillig maar dat mag Wim niet beletten toch duidelijk zijn punt te maken en hen te verzoeken in de toekomst wat meer constructief bij te dragen aan de werking van het team.
- Suzy moet erop attent worden gemaakt dat “thuisblijven” ook als ze misschien zou kunnen komen werken, zwaar weegt op het team. Dat ze m.a.w. stof tot nadenken heeft hierover.
- Michel tot slot mag eens grondig in de bloemetjes gezet worden voor “al wat hij doet”, en Wim moet hier benadrukken dat hij er, ondanks de drukte, voor hem is, dat zijn deur voor hem open staat en dat hij zich dus niet aan zijn lot overgelaten moet voelen. Ook al is de praktijk veel minder evident.
Hierop kan de residentiële groepsmeeting plaatsvinden en kunnen er “nieuwe” samenwerkingsafspraken worden gemaakt:
- Wat verwacht het team van Wim ? (dat kan deels ook al tijdens de individuele gesprekken)
- De situatie van Els: wie gaat zich wanneer over haar “ontfermen”?
- Wat is het “gewenst profiel” van een nieuw aan te werven medewerker ? De uiteindelijke beslissing daarover ligt wel bij Wim en alleszins moet eerst de situatie met Els een beetje stabieler worden alvorens er een nieuwe medewerker (idealiter mét ervaring) kan bijkomen.
Als iedereen zich daarna aan deze afspraken houdt, kan deze manier van werken mogelijk aardig wat soelaas bieden.
Wat is jullie mening ?
Karl Van Hoey