Jazeker, er komen wel eens klanten naar me toe met "information management" - problemen: managers raken volledig het noorden kwijt in de overdosis aan communcatie en informatiestromen die ze zowel intern als van extern te verwerken krijgen ?
Wat zeg je op zoiets ?
Hen gelijk geven ? "Ja, het is erg, maar ik heb ook geen oplossing" ?
Tuurlijk niet, maar het is wel zo dat de meeste informatie die managers krijgen, nutteloos is. Veel managers krijgen hun werk niet goed gedaan omdat ze gemakkelijker aan informatie over de concurrentie komen dan over hun eigen organisatie.
Het consultancybureau Accenture (bron: www.hrsquare.be) onderzocht bij meer dan 1000 managers in de VS en Groot-Brittannië de manier waarop zij informatie verzamelen, gebruiken en analyseren. Hieruit blijkt dat managers gemiddeld tot twee uur per dag verspelen aan het zoeken naar informatie. Die zoektocht lijkt zowel eindeloos als vruchteloos, want eens de informatie gevonden blijkt ze in de helft van de gevallen foutief of onbruikbaar.Bijna 60% van de managers erkent dat de benodigde gegevens voorhanden zijn, maar dat ze die niet kunnen vinden en zo dagelijks essentiële informatie mislopen.
Amper de helft van de ondervraagde leidinggevenden is er dan ook van overtuigd dat zijn bedrijf efficiënt informatie beheert en binnenskamers verdeelt. Vooral de waardeloze distributie van informatie binnen het bedrijf wordt dus aangeklaagd. Zo zeggen bijna zes op tien respondenten verscheidene bronnen te moeten aanspreken om alle informatie te verzamelen die nodig is om één probleem op te lossen. Zelfs voor informatie over concurrenten, klanten, projectverantwoordelijkheid en andere afdelingen moeten ze gemiddeld drie verschillende informatiebronnen aanboren.
Vier op tien managers klagen dat andere afdelingen hun informatie niet willen delen en een derde meent dat er zoveel informatie beschikbaar is dat het uren duurt voor de juiste gevonden is.Als gevolg van deze slechte verspreiding gebruikt 42% van de managers op zijn minst een keer per week verkeerde informatie en 53% stelt dat slechts de helft van de ontvangen informatie bruikbaar is. Bovendien ziet 45% van de respondenten informatie verzamelen over andere delen van het bedrijf als een zware opgave terwijl slechts 31% moeite heeft om informatie over de concurrentie te vinden.
De reden waarom zo slecht wordt omgegaan met informatie is de proliferatie van verschillende informatiebronnen. De daardoor steeds toenemende informatiestroom moet gefilterd worden, nutteloze informatie moet verwijderd worden en info die ook voor andere afdelingen interessant kan zijn moet gemarkeerd worden.
Een deel van het probleem ligt in de manier waarop managers informatie verzamelen en opslaan. De meeste managers bewaren hun meest waardevolle informatie op hun eigen pc of in hun mailbox, slechts 16% zet die op het bedrijfsnetwerk.
En dat, vooral dat laatste is écht erg, intriest...
Mijn voorstel: waarom geen premies, bonussen of andersoortige "incentives" of motivators toebedelen in functie van de mate waarin je informatie deelt ? Dat kan toch gemeten en geëvalueerd worden, niet ?
Droom ik ?
Karl