Karl Van Hoey is HR Manager bij Ernst & Young en coach/docent/spreker bij diverse organisaties.
Contact: ++32-495-88-34-56 / karl.van.hoey@telenet.be
"Gesprekken zonder taboes", State of the Art "Motivatie" Vlerick, verschenen in HR Square nummer 52, januari 2008.
“Alleen al het feit dat u motivatiegesprekken houdt met uw medewerkers, motiveert hen”. Dat ondervindt Karl Van Hoey, HR-manager bij Ernst & Young en docent bij enkele vormingsorganisaties. Hij is overtuigd van de kracht van motivatiegesprekken en weet uit ervaring hoe u het best te werk gaat.
Motiveren is echter meer dan gesprekken voeren; verwacht geen wonderen van gesprekken op zich, ze vormen immers geen op zichzelf staand verhaal. Karl Van Hoey legt uit: “Een motivatiegesprek kadert altijd in een brede organisatiecontext. Een medewerker wordt door tal van factoren beïnvloed. Hij kan onder de indruk zijn van de fusie van het bedrijf met een ander, van de verminderde of vermeerderde productie, van nieuwe collega’s of van nieuwe taken die hij toegewezen kreeg. De impact van het gesprek zal sterk afhangen van deze context. Om het motivatiegesprek efficiënt en productief te maken, moet u deze context kennen en bewust zijn van de invloed ervan.”
Naast de organisatiecontext moet u ook uzelf én de medewerker kennen. Wees u bewust van uw stijl van leidinggeven. Verwacht niet dat een gesprek motiverend werkt indien u niets afweet van de medewerker. “Iemand die de bedrijfscultuur niet kent, zichzelf niet kent of de medewerker niet kan inschatten, kan geen motivatiegesprek voeren”, poneert Van Hoey.
Overigens mag er geen twijfel over bestaan: motivatiegesprekken zijn geen deel van de jaarkalender. Evaluatiegesprekken en functioneringsgesprekken zijn noodzakelijk maar onvoldoende. Van Hoey: “Feedback, opbouwende commentaar, moet permanent gegeven worden. Alleen zo kunt u een medewerker motiveren. Het is trouwens de enige manier om de medewerker te leren kennen en zijn motivatiegronden te bepalen. Daarenboven leert het u ook uw stijl van leidingeven aan te passen en te coachen op maat. Meteen de perfecte voorbereiding om motivatiegesprekken te voeren.” Want die blijven wel nodig. Van Hoey formuleert het als volgt: “Het feit dat u motivatiegesprekken voert, is doorgaans al een zeer krachtige motivator. Los van de functioneringsgesprekken of de dagelijkse feedback: medewerkers zijn het niet altijd gewoon dat de leidinggevende voor hen tijd maakt. De persoonlijke toets wordt enorm geapprecieerd.”
Voorbereiding op het gesprek
Een motivatiegesprek komt niet uit de lucht vallen. Er zijn een aantal vragen die u zich voorafgaand dient te stellen.
§ Wat motiveert de medewerker? Zijn er antecedenten die al dan niet motiveerden?
Observeer de medewerker. Een gemotiveerde medewerker kunt u herkennen (zie kader). Zo heeft u ook steeds een antwoord op “Maar ik ben helemaal niet minder gemotiveerd!”. Haal u situaties voor de geest waar de medewerker in kwestie ge(de)motiveerd reageerde.
§ Waar ben ik de vorige keer al dan niet de mist in gegaan?
Leer uw les. Ga na welke positieve en negatieve invloeden de job heeft op de medewerker. “Gedemotiveerde medewerkers antwoorden vaak in slogans”, weet Van Hoey. Genre: dit lukt niet, dat gaat niet, ik zie het niet zitten, ik doe het niet graag. Van Hoey heeft een middel om deze dooddoeners uit te schakelen: combineer open en gesloten vragen.
§ Welke open vragen kan ik stellen om meer inzicht te bekomen in wat mijn medewerker motiveert?
“Dwing uzelf en de medewerker om concreet te worden”, adviseert Van Hoey. “Er is niets zo confronterend als aan een gedemotiveerde medewerker vragen wat hij toch graag doet. De medewerker moet dan immers positief gaan denken. Hou de medewerker een spiegel voor. Tracht de medewerker ook te wijzen op de eigen verantwoordelijkheid, de eigen mogelijkheden die men heeft om de job boeiender te maken. Daarna gaat u nog een stap verder: verplicht u de medeweker in de toekomst te kijken. Zo start u het proces van toewijding om een doel te behalen.”
Voorbeeldvragen:
“Hoe sta je tegenover een eventuele …?”
“Welke aspecten van je job doe je zeer graag?”
“Hoe voel je je in je team?”
“Welke mogelijkheden tot eigen invulling van je job zie je?”
“Aan welke projecten zou je graag meewerken volgend jaar?”
§ Welke gesloten vragen kan ik stellen met hetzelfde doel voor ogen, maar om conclusies te kunnen trekken?
Probeer zeer precies de motivatie van de medewerker in kaart te brengen. Inventariseer de redenen voor (de)motivatie.
Voorbeeldvragen:
“Ik heb de indruk dat dossier X je minder boeide? Klopt dat? Waarom?”
“Ik heb de indruk dat dossier Y je erg boeide? Klopt dat? Waarom?
“Het is duidelijk dat je niet zo gemotiveerd was voor dossier Z, lag dat aan factor A of aan iets anders?”
§ Ben ik voorbereid op mogelijke antwoorden van de medewerker?
“Ook gedemotiveerde medewerkers kennen hun dossier goed”, zegt Van Hoey. “Zij zijn voorbereid op het gesprek, dus dan moet u dat zeker ook zijn. Tracht argumenten en antwoorden in te schatten. Wees proactief, en tracht bijkomende vragen voor te bereiden om hun antwoorden te counteren.”
§ Heb ik een gespreksstructuur waarop ik kan of wil terugvallen?
Motivatiegesprekken zijn vrij goed vergelijkbaar met algemene feedbackgesprekken. Van Hoey geeft toe dat er geen zaligmakende structuur bestaat die garandeert dat u het gesprek correct voert en resultaten boekt. Uw gezond verstand, algemeen inzicht en kennis wat betreft coachen en leidinggeven volstaan. Maar het is wel zo dat u zich moet voorbereiden, aandacht moet besteden aan de vermelde vragen en stap voor stap te werk moet gaan. Een structuur is aangenaam om op terug te kunnen vallen.
Hebt u de bovenstaande voorbereidende stappen doorlopen, dan kan u een motivatiegesprek aangaan. Hou de opbouw logisch. Van Hoey raadt volgende stappen aan:
- Breek het ijs met een intro-babbel. Ga bijvoorbeeld eerst iets halen om te drinken. Dit geeft aan dat u de tijd zal nemen. Let op: laat de medewerker niet alleen achter in volle spanning, ga samen iets halen.
- Vang aan met de zeer open vragen. “Hoe graag heb je je huidige job/projecten/manier van werken? Op welke manier sluiten ze aan bij je ambitie en drijfveren?”
- Ga verder met vragen rond engagement, betrokkenheid. “Wat zou je naar de toekomst graag willen doen?”
- Vervolgens creëert u de gelegenheid om voorstellen te formuleren. “Is er nog iets anders wat je kan motiveren?”
- U sluit af met een afspraak. “Laten we afspreken dat…” Stel indien nodig een actieplan op. Toon nogmaals de wederzijdse verantwoordelijkheid.
Voorts moet u ook echt luisteren naar uw medewerker. Het brengt geen zoden aan de dijk om de zienswijze van de medewerker enkel maar te ontkrachten. Probeer u
ook eens in te leven. Het kan dat de medewerker andere motivatiegronden heeft dan u. Stel de vraag of er motiverende elementen zijn, eigen aan het dossier/de taak, die de medewerker anders ervaart of niet ziet. Misschien kan de manier van werken in het dossier/het project wel aangepast worden zodat de medewerker er zich beter kan in vinden.
Weeg verschillende mogelijkheden af, en vergeet ook uzelf niet in vraag te stellen. Bent u er zeker van dat u zich voldoende geïnformeerd heeft, zodat het belang, de context van een opdracht wel aansluiten bij de interesses van de medewerker? Kunt u de medewerker niet helpen? “Dit doet het vaak goed”, heeft Van Hoey ervaren. “Iemand verantwoordelijkheden bijgeven, kan motiverend werken, maar meestal wordt er niets weggenomen. Daarom mag u er niet voor terugdeinzen om uw hulp aan te bieden. Samenwerken motiveert.”
Van Hoey besluit: “Wees authentiek. Daar komt het op aan. Het heeft geen zin medewerkers met een kluitje in het riet te sturen. Biedt geen perspectieven die niet bewaarheid zullen worden. Ook niet om de medewerker toch nog iets langer aan de organisatie te binden. U bedriegt vooral uzelf.”
Waaraan herken je een gemotiveerde medewerker?
Een gemotiveerde medewerker:
§ straalt energie en tegelijk ontspanning uit
§ komt met ideeën en creatieve oplossingen
§ zoekt zelf naar middelen om zijn taak uit te voeren
§ gaat open in discussie
§ werkt doelgericht en geconcentreerd
§ is weinig ziek
§ produceert meer dan gemiddeld en doet dat op tijd
§ inspireert collega’s en heeft aandacht voor hen
§ vraagt aan collega’s hoe het met hen gaat vooraleer over iets anders te beginnen
Waaraan herken je een medewerker met motivatieproblemen?
Een gedemotiveerde medewerker:
§ straalt lusteloosheid uit of maakt een gespannen indruk
§ twijfelt openlijk aan de zin van zijn werk of dat van collega’s
§ uit veel kritiek zonder met alternatieven te komen
§ klaagt over de onmogelijkheid van zijn taak
§ is veel afgeleid
§ krijgt weinig ‘af’ en begint vaak opnieuw
§ maakt soms met opzet fouten
§ is veel afwezig
Mvg,
Karl
